Une application pour la Kfet !

Jusqu’à présent, et depuis le déménagement de l’école dans les nouveaux locaux, la gestion de la Kfet reposait sur un logiciel développé par d’anciens étudiants sur Microsoft Access, un outil de base de données. Ce logiciel permettait de suivre les dépôts d’argent sur les comptes Kfet, d’enregistrer les commandes, et de garder une trace de l’activité. Mais cette solution avait un défaut majeur : elle ne fonctionnait que sur un seul ordinateur, non connecté au réseau. En clair, si cet ordinateur tombait en panne, tout le système devenait inutilisable. Et dans certaines situations, comme pendant les événements d’intégration où le bar est présent à plusieurs endroits en même temps, il était impossible de gérer les commandes en parallèle. On devait alors tout noter à la main, puis tout ressaisir à la fin de la journée… fastidieux, chronophage, et source d’erreurs. Autre inconvénient : lorsqu’une longue file se forme au bar, une seule personne peut passer à la fois, ce qui ralentit le service et rend les gens impatients.

Face à toutes ces contraintes, nous avons décidé de créer notre propre application, connectée au réseau, utilisable sur plusieurs appareils en simultané, et directement optimisée pour les iPads. Un outil sur-mesure pour répondre aux vrais besoins de la Kfet, pensé par des étudiants, pour des étudiants.

Avant même de commencer à coder, la première question à se poser était : avec quel outil allons-nous pouvoir construire l’application dont on a besoin ? Sur ce point, les élèves de l’ancien BDE avait déjà fait un gros travail de réflexion. Ils n’avaient pas eu le temps de développer l’application eux-mêmes, mais ils nous ont transmis une piste précieuse : selon leurs recherches, Microsoft Power Apps semblait être l’outil idéal pour concevoir une application de manière simple, rapide et adaptée à nos besoins. Cependant, Power Apps ne permet pas à elle seule de stocker les données. Il faut donc lui associer une base de données externe. Une première idée aurait été d’utiliser Microsoft Excel, mais dans la pratique, Power Apps fonctionne assez mal avec des fichiers Excel, surtout quand on veut travailler à plusieurs en même temps ou gérer des mises à jour fréquentes. Après quelques essais et recherches, une solution s’est imposée : Microsoft SharePoint. Ce logiciel permet de créer des SharePoint Listes (des sortes de tableaux de données, pensés pour être facilement reliés à une application Power Apps). Cette solution est fluide, stable, et surtout parfaitement compatible avec notre usage en réseau, sur plusieurs appareils simultanément.

En clair, tout notre système repose sur des outils Microsoft (Power Apps pour l’interface, SharePoint pour le stockage des données). Nous avons directement accès à ces outils grâce à l’abonnement Microsoft 365 fourni par l’école. Aucun coût supplémentaire, pas besoin d’installer de logiciels compliqués : tout est déjà là, prêt à être utilisé.

L’étape suivante a été de reproduire sur Power Apps l’interface et les fonctionnalités principales du logiciel Access, tout en améliorant certains aspects et en optimisant l’affichage pour un usage sur iPad. En effet, on ne pouvait pas simplement copier-coller l’ancien système : l’écran d’un iPad est plus petit qu’un écran d’ordinateur, et l’ergonomie devait être repensée pour une utilisation tactile, rapide et intuitive. Cela nous a également permis de faire le tri parmi les fonctionnalités héritées du passé. Certains menus jugés obsolètes ou peu utilisés ont été volontairement abandonnés dans la nouvelle version. Par exemple, la gestion des consignes sur les éco-cups, qui n’était plus utilisée, ou encore l’affichage de la consommation totale sur une période définie entre 2 dates, qui faisait perdre du temps lorsque quelqu’un demandait sa consommation totale (Note Kfet). L’idée a donc été de garder l’essentiel, simplifier l’interface, et accélérer les actions courantes pour s’adapter au contexte réel d’utilisation.

En effet, pendant le début de notre mandat, nous avons pu repérer plusieurs points qui ne fonctionnaient pas correctement sur Access. Par exemple, le classement des plus gros consommateurs n’était pas correct et était donc inutilisable. De la même manière, la création et la suppression des nouveaux utilisateurs de la Kfet étaient très longues et peu pratiques. Il fallait le faire une par une, ce qui devenait vite pénible en période de rush. Nous avons aussi réfléchi à des améliorations que nous aimerions tester à l’avenir, notamment l’ajout d’un menu « Miam’s » et la création d’un menu « Carte de la Kfet ».

Le menu « Classement » a été totalement repensé pour le rendre beaucoup plus pratique et personnalisable. Au lieu d’un affichage fixe, il est maintenant possible de trier les données de plusieurs façons, en fonction des besoins. On peut ainsi classer les étudiants : par nom ou par prénom (pratique pour retrouver quelqu’un rapidement), par montant disponible sur le compte Kfet – très utile pour repérer ceux qui sont à sec et doivent recharger, ou encore par argent dépensé à la Kfet, autrement dit : les plus gros consommateurs (chose qui ne fonctionnait pas sur l’ordinateur).

Les « Miam’s », sont des commandes groupées organisées par le BDE auprès de restaurants, fast-foods ou autres établissements. Chaque étudiant passe sa commande à l’avance, ce qui permet de bénéficier de prix avantageux et de partager un repas tous ensemble à l’école, dans une ambiance conviviale. Jusqu’à présent, la distribution de ces commandes demandait pas mal de logistique. Il fallait 3 membres du BDE : un pour retrouver dans un Google Sheet le nom de l’étudiant et le contenu de sa commande, un pour encaisser l’argent et un dernier pour distribuer les repas. L’objectif du menu « Miam’s » est de réduire cet effectif de 3 à 2 personnes. L’idée est d’intégrer une interface qui permettrait de consulter le fichier de commandes directement dans l’application, et de déduire automatiquement le montant correspondant du compte Kfet de l’étudiant. Sur le papier, ce système nous permettrait d’être plus efficaces, notamment en période de rush comme lors de l’intégration, en mobilisant moins de membres du BDE pour les Miam’s. Dans les faits, il reste encore quelques étapes à franchir avant de pouvoir utiliser ce menu. L’avenir nous dira s’il est vraiment utilisable et utile ou non…

Le menu « Carte de la Kfet » a été intégré directement à l’application. Chaque année, le BDE met à jour la carte des produits proposés à la Kfet, en fonction des envies des étudiants et des nouveautés. En général, cette carte est envoyée sur les groupes de promo au moment de l’intégration. Mais en pratique… elle se perd très vite. Elle se noie dans un flot de messages, d’images et d’infos plus ou moins importantes. Résultat : au bout de quelques semaines, plus personne ne sait ce qu’il y a à la carte ni quels sont les prix. Quand on est consommateur, on ne sait pas ce qu’on commande exactement. Et quand on est membre du BDE, on perd du temps à aller vérifier les prix ou à redemander à quelqu’un lorsqu’on hésite. L’idée a donc été d’intégrer la carte de la Kfet au format numérique dans l’application. En un clic, chaque membre du BDE peut la consulter et la montrer à un étudiant qui veut savoir ce qu’on vend en détail.

L’application de la Kfet a commencé à être utilisée le 7 juillet 2025, soit quelques semaines avant la fin de l’année scolaire à l’ENSCM, prévue fin juillet pour les derniers étudiants encore en stage à Montpellier. Cette première mise en service nous permet de tester l’application en conditions réelles, de repérer les éventuels bugs et de les corriger avant la grande échéance de la rentrée. Car c’est bien l’intégration qui représentera le véritable baptême du feu pour notre application. C’est l’une des périodes les plus intenses de l’année à la Kfet : plusieurs points de vente en parallèle, des centaines de commandes, des nouveaux visages à accueillir… On espère sincèrement que cette application nous aidera à tenir le rythme et fluidifier le service comme jamais auparavant.

Finalement, passer d’un ordinateur hors réseau à une application iPad connectée est une façon concrète de montrer que les étudiants savent tirer parti des ressources mises à leur disposition par l’école. Avec cette application, nous prouvons qu’on peut utiliser les outils de l’environnement Microsoft 365 ainsi que nos iPads pour répondre à nos propres besoins, améliorer notre quotidien et moderniser la vie étudiante à notre échelle.